Le dossier unique est l’outil de gestion de dossiers idéal pour accroître la sécurité et l’exploitabilité des informations. Les projets de dossier unique sont essentiellement des projets de transformation numérique, car le papier ne peut plus être l’élément central de la gestion du travail.

Quel est le processus d’établissement d’un dossier unique ?

La première chose à comprendre lorsqu’on envisage une initiative de dossier unique est le type de processus d’entreprise qui découle de la technologie utilisée.

Processus basés sur le papier

Les organisations qui utilisent des processus basés sur le papier ont recours à des dossiers physiques à chaque étape du processus, à commencer par la collecte des documents. Cela signifie que les dossiers sont déplacés d’un bureau à l’autre, et qu’une fois le processus terminé, les documents sont stockés dans des zones de stockage spéciales. Idéalement, les fichiers finaux sont ensuite numérisés pour être sauvegardés sur support numérique, soit via un programme informatisé de dossier unique de l’usager.

Cette méthode sur papier comporte un risque élevé d’erreurs constantes. Le papier peut être perdu, manipulé, endommagé ou modifié. En outre, en raison de sa nature physique, il n’existe pas d’outils permettant de détecter les responsables de telles actions. Mais encore, il y a l’inertie de la « confiance aveugle », où la personne qui reçoit l’information suppose que les étapes précédentes ont fonctionné sans vérifier si elles sont correctes. La meilleure solution immanquable est donc de centraliser et de faciliter l’accès aux documents et aux informations sur l’usager, accompagner le contrôle des projets personnalisés, etc. Pour en bénéficier, la meilleure adresse se trouve sur le Chemin Saint Lambert 13821 La Penne-sur-Huveaune. On parle de la société INTERNATIONAL CONSULTANT qui propose différentes solutions concernant le dossier médical, le dossier administratif, le dossier de l’accompagnement, les fonctionnalités transversales, la facturation en protection de l’enfance, ainsi que le pilotage et les tableaux de bord.

Processus numériques

Les organisations qui ont mis en place des processus numériques numérisent d’abord chaque élément du dossier séparément, puis importent directement des documents déjà numérisés. À l’aide de systèmes de gestion documentaire et de processus opérationnels standardisés, les documents nécessaires à chaque étape du processus sont attribués. Enfin, uniquement lorsque cela est nécessaire, les documents nécessitant des sceaux ou des autographes sont imprimés, ou des documents électroniques de finalisation sont créés et stockés dans le même système.

Grâce à des processus numériques standardisés, il est facile de vérifier, de corroborer et de se référer à chaque élément du dossier. En raison de la nature du processus commercial, la quantité de papier a été considérablement réduite, bien que les documents physiques originaux doivent toujours être conservés. Les copies papier n’existent plus puisqu’elles sont contenues dans des fichiers numériques. Par conséquent, seul un petit nombre de documents originaux avec signatures et sceaux sont disponibles. Le coût du stockage du papier dans des entrepôts spécialisés est donc considérablement réduit.

Caractéristiques du dossier unique

Le dossier unique devrait être l’élément unificateur de tous les îlots d’information impliqués dans les tâches administratives, garantissant que chacun a accès à la même information actualisée et précise. Les caractéristiques qu’une mise en œuvre professionnelle du dossier unique devrait présenter sont les suivantes :

• Le dossier unique doit toujours être numérisé ;
• Des techniques et des outils doivent être mis en place pour garantir l’exactitude de chaque élément du dossier ;
• Il doit y avoir un numéro unique qui identifie le sujet ou l’objet du dossier, et qui ne change pas avec le temps ;
• Chaque élément du dossier doit être enregistré séparément ;
• Il ne doit pas y avoir de copies de documents à des fins opérationnelles ;
• Il doit y avoir une liste de contrôle de conformité ;
• Il doit être facile de déterminer s’ils sont complets ou non, en fonction des besoins opérationnels de chaque domaine ;
• La traçabilité est une caractéristique fondamentale du dossier unique ;
• Les solutions de dossier unique doivent être fournies en temps réel ;
• Il faut pouvoir déterminer la validité des documents qui expirent avec le temps ;
• L’îlotage des informations liées aux dossiers doit être éliminé.